Sở đã tiến hành xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của cơ quan với tổng số 20 quy trình để làm tài liệu căn cứ áp dụng thực hiện, gồm: 07 qui trình bắt buộc theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008: Quy trình Kiểm soát tài liệu; Quy trình Kiểm soát hồ sơ; Quy trình Kiểm soát dịch vụ không phù hợp; Quy trình Họp xem xét của Lãnh đạo; Quy trình Hành động khắc phục; Quy trình Phòng ngừa; Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ; 06 qui trình liên quan tới việc đáp ứng các nhu cầu của tổ chức /cá nhân (liên quan tới phạm vi đề nghị cấp Giấy Chứng nhận) do Phòng chuyên môn xây dựng và thực hiện, gồm: Quy trình Thẩm định hồ sơ cấp phép sử dụng vật liệu nổ; Quy trình Cấp mới, cấp lại và gia hạn Giấy phép hoạt động điện lực; Quy trình Thẩm định thiết kế cơ sở dự án điện; Quy trình Cấp (Đổi) Giấy chứng nhận đủ ĐKKD xăng dầu; Quy trình Cấp giấy phép mở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài trên địa bàn tỉnh; Quy trình Cấp Giấy chứng nhận đủ ĐKKD nguyên liệu và kinh doanh thuốc lá; 07 Nhóm Quy trình đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ: Quy trình thanh tra; Quy trình Kiểm soát công văn đi đến; Quy trình Thống kê tổng hợp báo cáo; Quy trình Quản lý một cửa; Quy trình kiểm soát Trang thiết bị máy móc; Quy trình Đánh giá cán bộ, công chức, viên chức; Quy trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.

Sau 6 tháng triển khai áp dụng tại Sở Công Thương đã đạt một số hiệu quả như: Thống nhất, đồng bộ về mục đích, đường lối và môi trường nội bộ trong tổ chức, đáp ứng ngày càng cao sự thỏa mãn các yêu cầu, sự mong đợi của khách hàng; Phương pháp kiểm soát hồ sơ đã được xây dựng và thực hiện giúp hoạt động của Sở nhanh hơn, hiệu quả hơn. Trước đây việc quản lý hồ sơ hầu như là quản lý theo kiểu cũ, theo kinh nghiệm của từng cán bộ và không tuân theo 1 nguyên tắc thống nhất nào.

Việc ủy quyền công việc được thực hiện dễ dàng hơn do các quá trình thực hiện công việc, trách nhiệm của từng vị trí đã được xác định rõ ràng; hiểu biết về công việc, kỹ năng thực hiện, giải quyết vấn đề đã được cải thiện. Cán bộ công chức không những hiểu rõ công việc nhiệm vụ của mình mà còn biết các công việc của các phòng ban khác, đây là điều kiện cần để thực hiện chuyển đổi định kỳ vị trí công tác và luân chuyển cán bộ giữa các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở.

Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ có thể thực hiện nhanh chóng, chính xác, khách quan dựa vào các quy định cũng như kết quả thực hiện công việc của các phòng được xác định thông qua đánh giá chất lượng nội bộ, Lãnh đạo Sở có cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân cũng như các phòng, ban trong Sở.

Công khai, minh bạch trong quá trình giải quyết công việc với các tổ chức, cá nhân trong công tác quản lý: Các cơ quan ban ngành tổ chức, cá nhân liên quan có thể tiếp nhận dễ dàng, được biết nội dung cần thiết khi cần giao dịch, để phù hợp với nguyên tắc quy định tại Sở như: quy định về tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp vật liệu nổ công nghiệp, thủ tục cấp giấy chứng nhận đủ ĐKKD xăng dầu.

Góp phần tích cực thực hiện cải cách thủ tục hành chính, quản lý, kiểm soát các quá trình công việc tốt hơn. Giải quyết các văn bản chính xác, kịp thời, công khai minh bạch, gọn nhẹ, rõ ràng, cải tiến chất lượng phục vụ nhân dân, bảo đảm chất lượng dịch vụ công theo hướng nhanh gọn đúng pháp luật, góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước.

Tuy nhiên còn một số hạn chế: Sở đã bước đầu làm quen với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, nên vừa áp dụng, vừa phải bổ sung, cải tiến để hoàn thiện các quy trình của hệ thống. Chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ chưa phát huy hết vai trò, trách nhiệm của mình. Chưa đầu tư nhiều thời gian vào việc kiểm tra đánh giá chất lượng nội bộ do đó ảnh hưởng không ít đến việc áp dụng và duy trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 tại cơ quan. Kinh phí cho việc kiểm tra đánh giá chất lượng nội bộ và duy trì, cải tiến hệ thống ISO 9001: 2008 một cách bền vững chưa được xác định rõ ràng, cộng với nhận thức chưa cao, chưa đồng bộ về hiệu quả và tiện ích của việc áp dụng hệ thống.

Việc áp dụng các quy trình của Hệ thống ISO đòi hỏi phải được duy trì thường xuyên và luôn luôn cải tiến để hiệu quả ngày càng tốt hơn, thời gian sau 3 năm tổ chức đánh giá lại chắc chắn không tránh khỏi khó khăn, song với sự quyết tâm cao của tập thể Lãnh đạo Sở, Đảng ủy, các phòng, ban, đơn vị cùng với sự nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, Sở Công Thương nhất định triển khai thực hiện thành công và hiệu quả của Hệ thống ISO 9001: 2008 góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính nhà nước./.